Studi Pengelolaan Arsip Vital di Biro Keuangan dan Barang Milik Negara Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian

Abstract

Arsip vital merupakan catatan atau dokumen yang sangat penting bagi kelangsungan hidup dan operasional sebuah organisasi atau institusi. Arsip vital berisi informasi krusial yang tidak dapat digantikan jika hilang atau rusak. Oleh karena itu, pengelolaan arsip vital menjadi sangat penting untuk memastikan keamanan, kelengkapan, dan akses yang tepat terhadap arsip-arsip tersebut. Pengelolaan arsip vital meliputi proses identifikasi, perlindungan, penyimpanan, dan pemulihan arsip vital dalam kondisi darurat atau bencana.  Peraturan Menteri Pertanian Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2019 Tentang Penyelenggaraan Kearsipan Lingkup Kementerian Pertanian, bahwa “kebijakan yang terkait dengan program arsip vital ditetapkan oleh Menteri Pertanian” serta “Penangungjawab program arsip vital pada Unit Pengolah Kementerian Pertanian adalah: a) Pimpinan Unit Kerja Eselon II pada Satuan Kerja Kantor Pusat; dan b) Pimpinan Unit Kerja Eselon II dan Eselon III pada Satuan Kerja di UPT/Instansi Vertikal. Bersumber dari hasil pengawasan internal kearsipan Tahun 2021 di Kementerian Pertanian menunjukkan bahwa Biro Keuangan dan Barang Milik Negara dari aspek pemeliharaan mendapatkan nilai 1.270 dengan pemenuhan nilai standard 2.200. Penulis tertarik untuk membahas bagaimana pengelolaan dan pelindungan serta pengamanan akses arsip vital pada Biro Keuangan dan Barang Milik Negara Sekretariat Jenderal Kementerian Partanian. Metodologi penelitian yang digunakan adalah metodologi kualitatif yang bersifat eksploratif, dengan metode pengumpulan data melalui wawancara mendalam (indepth interview), studi dokumen dan refrensi serta pengamatan langsung (observasi partisipasi). Hasil penelitian dan pembahasan pada pengelolaan dan pelindungan serta pengamanan akses arsip vital pada Biro Keuangan dan Barang Milik Negara Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian sudah cukup baik.