Penyimpanan Arsip Minuta Akta Notaris Sebagai Arsip Vital di Kantor Notaris dan PPAT Mardiah, S. H.

Abstract

Minuta akta dikategorikan sebagai arsip vital terjaga khusus karena memuat informasi krusial terkait kontinuitas serta eksistensi bangsa dan negara. Pengakuan protokol notaris sebagai arsip negara didasari oleh fungsinya sebagai dokumen resmi dalam suatu perjanjian yang memuat status hukum, hak, dan kewajiban pihak para pihak. Penelitian ini dilakukan untuk menganalisis penyimpanan arsip minuta akta notaris sebagai arsip vital di Kantor Notaris dan PPAT Mardiah, S. H. Metode penelitian yang digunakan adalah metode kualitatif melalui observasi, wawancara dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan sistem penyimpanan arsip akta minuta di Kantor Notaris dan PPAT Mardiah, S. H. menggunakan sistem penyimpanan kronologis, dan menggunakan asas sentralisasi dengan menggunakan lemari besi. Arsip akta minuta yang sudah berusia 25 tahun yang seharusnya diserahkan kepada MPD sebagaimana disebutkan dalam UUJN masih disimpan di Kantor Notaris sehingga terjadi penumpukan di Kantor tersebut. Penumpukan arsip terjadi karena adanya ketidakpastian hukum dalam peraturan penyimpanan protokol notaris antara UUJN dan Undang-Undang Kearsipan. Upaya dalam mengatasi masalah tersebut dilakukan dengan cara menyediakan tempat penyimpanan protokol notaris, perbaikan regulasi, dan penyimpanan arsip secara elektronik.